Ứng dụng công nghệ trong quản lý văn bản đến và đi

Trong bối cảnh Chính phủ đẩy mạnh chiến lược chuyển đổi số quốc gia, việc nâng cao năng lực công nghệ thông tin cho đội ngũ cán bộ, công chức được xem là điều kiện tiên quyết nhằm cải cách hành chính, xây dựng nền hành chính hiện đại, minh bạch và hiệu quả. 

Tại Bộ Công Thương, quá trình này đang được triển khai mạnh mẽ thông qua nhiều chương trình đào tạo bài bản, điển hình như Khóa Bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng về chuyển đổi số ứng dụng trong công vụ được tổ chức theo Quyết định số 975/QĐ-BCT ngày 10/4/2025 của Bộ trưởng Bộ Công Thương. 

Một trong những nội dung thiết thực và được đánh giá cao nhất trong khóa học là buổi đào tạo chuyên đề về sử dụng phần mềm, hệ thống quản lý và xử lý văn bản của Bộ, trong đó nổi bật là hệ thống iMOIT, eMOIT và hệ thống hành chính công, diễn ra sáng 25/6.

Buổi học do ông Trần Vân, Phụ trách phòng Công nghệ số thuộc Trung tâm phát triển thương mại điện tử và Công nghệ số, Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số, Bộ Công Thương trực tiếp hướng dẫn. Với kinh nghiệm thực tiễn sâu sắc, ông Trần Vân không chỉ trình bày lý thuyết mà còn hướng dẫn chi tiết cách thao tác với các nền tảng số đang được sử dụng trong toàn hệ thống của Bộ. Buổi đào tạo thu hút sự tham gia của hơn 40 cán bộ công chức các đơn vị trực thuộc, thể hiện sự quan tâm mạnh mẽ đến việc nâng cao năng lực số trong hoạt động công vụ.

Trọng tâm của buổi học là giới thiệu và hướng dẫn chi tiết các quy trình xử lý văn bản đến và văn bản đi trên hệ thống iMOIT, một nền tảng đang đóng vai trò trung tâm trong quản lý văn bản điện tử tại Bộ Công Thương. Theo ông Trần Vân, hệ thống iMOIT không đơn thuần là công cụ kỹ thuật mà còn là nền tảng cho sự đổi mới trong phương thức làm việc của cơ quan hành chính, góp phần thay đổi tư duy xử lý công việc truyền thống sang môi trường số hóa toàn diện.

Quy trình xử lý văn bản đến trên iMOIT bắt đầu từ khi văn thư tiếp nhận văn bản và vào sổ trên hệ thống. Sau đó, văn bản được chuyển đến lãnh đạo đơn vị để xem xét và phân công xử lý. Lãnh đạo đơn vị tiếp tục chuyển văn bản cho lãnh đạo phòng, sau đó chuyển đến cán bộ chuyên viên phụ trách. Chuyên viên thực hiện xử lý nội dung và xác nhận hoàn thành, kết thúc quy trình xử lý. Mỗi bước trong chuỗi quy trình này đều được theo dõi, ghi nhận trên hệ thống, đảm bảo tính minh bạch, rút ngắn thời gian và tăng hiệu quả giám sát.

Bên cạnh văn bản đến, quy trình xử lý văn bản đi cũng được hệ thống hóa chặt chẽ. Chuyên viên soạn thảo văn bản trên hệ thống và trình lãnh đạo phòng để xin ý kiến, ký nháy. Sau đó, văn bản được chuyển tiếp tới lãnh đạo đơn vị để ký số và phê duyệt chính thức. Văn thư sẽ cấp số và ban hành văn bản trên hệ thống, hoàn thiện toàn bộ quy trình phát hành văn bản đi. Đây là một cải tiến rõ nét so với mô hình thủ công trước đây, khi việc trình ký, in ấn, đóng dấu và lưu trữ đều phải thực hiện trực tiếp, gây tốn kém thời gian và chi phí.

Nâng cao hiệu quả công vụ và vai trò lớp học trong chiến lược số hóa

Trong phần trình bày, ông Trần Vân cũng giới thiệu rõ vai trò cụ thể của từng nhóm cán bộ trên hệ thống iMOIT. Có hơn 60 vai trò được thiết lập trong hệ thống, nhưng nổi bật nhất là bốn nhóm vai trò chính gồm lãnh đạo đơn vị, văn thư, đầu mối công việc và chuyên viên xử lý văn bản. 

Mỗi nhóm được phân quyền thao tác khác nhau để đảm bảo quy trình vận hành chặt chẽ, không chồng chéo, không bỏ sót trách nhiệm. Văn thư là người tiếp nhận và quản lý văn bản, lãnh đạo đơn vị là người ký duyệt, trưởng hoặc phó các đơn vị trực thuộc là đầu mối công việc, còn chuyên viên là người trực tiếp soạn thảo và xử lý nội dung văn bản.

Không chỉ là các quy trình cơ bản, buổi học còn trang bị cho học viên những chức năng nâng cao như ký số văn bản điện tử bằng USB Token, ủy quyền xử lý văn bản cho cán bộ khác trong trường hợp bận công tác, cũng như cách tạo và thực hiện nhiệm vụ độc lập không gắn với văn bản đến. Những chức năng này giúp hệ thống iMOIT trở thành một nền tảng linh hoạt, hỗ trợ tối ưu hóa khối lượng công việc cho từng cán bộ trong mọi tình huống phát sinh.

Một điểm đáng chú ý là việc hệ thống hóa thao tác cho từng vai trò cụ thể trong toàn bộ quy trình, giúp người sử dụng dễ dàng làm quen và thao tác đúng quy trình ngay cả khi lần đầu tiếp cận hệ thống. Mọi bước xử lý đều được ghi nhận, báo cáo, thống kê và lưu trữ một cách khoa học. 

Điều này giúp cán bộ quản lý có thể truy xuất thông tin dễ dàng, đánh giá tiến độ công việc cũng như hiệu quả làm việc của từng cá nhân, đơn vị. Các dữ liệu này cũng phục vụ tốt cho công tác kiểm tra nội bộ, báo cáo định kỳ và quy hoạch công tác cán bộ.

Ngoài hệ thống iMOIT, học viên còn được giới thiệu thêm về hệ thống eMOIT và hệ thống hành chính công của Bộ Công Thương. Những nền tảng này giúp kết nối và xử lý thông tin giữa Bộ với người dân, doanh nghiệp và các cơ quan nhà nước khác. Nhờ vậy, không chỉ nội bộ Bộ Công Thương vận hành hiệu quả hơn mà mối quan hệ giữa cơ quan quản lý với các bên liên quan cũng trở nên thông suốt, nhanh gọn và thuận tiện hơn rất nhiều.

Buổi học nhận được sự đánh giá tích cực từ các cán bộ tham gia. Nhiều học viên chia sẻ rằng lớp học không chỉ giúp họ hiểu rõ hơn về các quy trình công vụ đang áp dụng mà còn giải đáp cụ thể các vướng mắc trong quá trình sử dụng hệ thống, từ đó nâng cao hiệu quả thực hiện nhiệm vụ tại đơn vị. Việc áp dụng đồng bộ các hệ thống số như iMOIT, eMOIT không chỉ là xu thế mà còn là yêu cầu cấp thiết đối với một nền hành chính hiện đại, đặc biệt trong bối cảnh các cơ quan nhà nước đang đẩy mạnh cung cấp dịch vụ công trực tuyến và từng bước loại bỏ văn bản giấy khỏi quy trình xử lý.

Lớp học về kỹ năng sử dụng phần mềm, hệ thống văn bản do Bộ Công Thương tổ chức là một phần trong Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ năm 2025. Kế hoạch này được xây dựng bài bản nhằm hiện thực hóa mục tiêu nâng cao năng lực số của đội ngũ cán bộ, công chức, đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong điều kiện hội nhập sâu rộng và đổi mới phương thức quản trị nhà nước. Việc trang bị kiến thức, kỹ năng không chỉ giúp cán bộ làm việc hiệu quả hơn mà còn đóng góp tích cực vào quá trình xây dựng Chính phủ điện tử và nền hành chính số.

Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào xử lý công vụ không còn là lựa chọn mà là yêu cầu bắt buộc. Bộ Công Thương đang nỗ lực tạo ra một môi trường làm việc số toàn diện, nơi mọi văn bản được xử lý, theo dõi và lưu trữ trên nền tảng điện tử. Đây chính là một trong những bước đi quan trọng góp phần nâng cao chất lượng quản lý nhà nước, phục vụ người dân và doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp, hiệu quả và minh bạch hơn.

Nguồn: Báo Công Thương